6 Maneiras de Ser Mais Produtivo e Passar Menos Tempo Trabalhando


Você tem a sensação de que trabalha horas demais? Que fica preso num ciclo de trabalho que não acaba nunca? Você pode até ficar surpresa de saber que é possível produzir muito mais, passando menos tempo na sua empresa. Recomendo leitura do Livro trabalhe 4 horas por semana. Esse livro além de dicas preciosas para a produtividade tem dicas preciosas para os negócios.

Reduzir o número de horas de trabalho pode fazer de você um melhor e mais produtivo profissional e transformar os seu negócio e sua vida pessoal.

Como se consegue isso?

1. Faça um check list

Se você está organizando o seu dia de trabalho sem fazer um check list, então está na hora de começar a fazer um! Check lists servem para muito mais do que apenas lembrar quais reuniões, e o que você tem no dia. Se você programar todas as horas do seu dia, é muito mais provável que consiga manter o foco em cada tarefa. Programe o seu dia inteiro de trabalho, separando uma parte do dia para cada tarefa que precisa ser feita. Marque um compromisso com você mesmo para trabalhar naquele projeto que você nunca consegue pegar. Separe uma parte da semana para dar conta de emails antigos e terminar aquela papelada chata. Se você marcar dia e hora específicos na semana para executar suas tarefas, a probabilidade de que consiga terminá-las é muito maior.

2. Estabeleça Intervalos de Tempo Menores

Uma vez que começou a usar check list, estabeleça intervalos de tempo menores. Se você separar uma hora inteira para uma reunião, provavelmente você vai levar uma hora mesmo. Experimente programar reuniões de 30 ou 45 minutos. Se você estabelece para você mesmo tempos menores para executar suas tarefas, você fica mais motivado e faz seu dia de trabalho render mais.

3. Leia Emails só 2 a 3 Vezes ao Dia

Email é talvez a maior armadilha de tempo no mundo do trabalho hoje em dia. Cada vez que você para o que está fazendo e vai checar sua caixa de entrada, está tirando tempo e foco da sua tarefa do momento. A grande maioria das pessoas que trabalham, verifica sua caixa de entrada obsessivamente – gastando 28% do seu tempo de trabalho na sua caixa de entrada de email. É verdade que as pessoas esperam receber respostas aos seus emails em 24 horas, mas isso não significa que você precise responder nos próximos 24 segundos! Programe duas ou três vezes por dia para administrar seu email, talvez a primeira coisa logo de manhã, 30 minutos antes do almoço e outros 30 minutos no final do dia. Fora disso mantenha sua caixa de entrada fechada durante o restante do dia. Ah! E responda os e-mails Seu smartphone também está incluído nisso aí!

4. Saia dos chats

Não é só o seu email que você precisa fechar. Todos aqueles chats, quer seja, no Facebook, Google, Whatsapp ou FaceTime, também tiram a sua atenção do trabalho. Cada vez que você se distrai e perde alguns segundos para mandar seu ícone favorito para alguém ou até um “volto já”, você desperdiça um tempo valioso de trabalho. Essa transição de volta para o trabalho leva muito mais tempo do que você possa imaginar. Faça um favor a você mesmo e feche ou saia de todos esses chats. Depois do trabalho você sempre pode recuperar o atraso com os amigos e família, especialmente agora que você conseguiu ter mais tempo livre depois do trabalho.

5. Há um Limite para o Perfeccionismo

Todos nós gostamos de fazer o melhor trabalho possível, mas parte de ser eficiente é saber quando o trabalho que executamos está suficientemente bom. Se você ficar obcecado com cada pequeno detalhe vai ficar atolado nas pequenas coisas e vai perder a visão do conjunto por inteiro. Na maioria dos ambientes de trabalho é mais importante tocar em frente do que ficar se certificando que cada sinal de pontuação está devidamente colocado. Você irá conseguir liberar um grande número de horas em seu cronograma se você conseguir decidir quais projetos precisam ficar perfeitos e se contentar com ‘bom o suficiente’ para o restante.

6. Delegue

Todos nós temos nossos pontos fortes e os pontos fracos também. Enquanto algumas pessoas conseguem fazer, de cabeça, cálculos matemáticos complexos, outros conseguem bater 500 palavras num documento word em menos de uma hora. Se você tem um projeto a fazer que não é o seu forte, veja se pode delegar para alguém que possa fazê-lo melhor e bem mais rápido. Usando seu tempo para fazer aquilo em que você é realmente bom, e delegando para outros tudo aquilo em que eles são bons, você irá economizar um tempo precioso e se resguardar de muita frustração.

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